Проведение совещаний 

Для организации процесса проведения совещаний в системе реализован бизнес-процесс "Проведение совещания". Данный бизнес-процесс может быть запущен из меню "Бизнес-процессы \ Проведение совещаний" или из "Навигатора" с закладки "Бизнес-процессы \ Совещания".

Форма бизнес-процесса "Проведение совещания" состоит из нескольких закладок. Каждая из закладок содержит информацию, относящуюся к определенному этапу проведения совещаний.

Возможно заполнение совещаний по заранее подготовленным шаблонам.

В системе документооборота "Аналитика: Документооборот" реализованы следующие этапы проведения совещания:

• Согласование совещания. На данном этапе согласовывается состав участников, дата, место проведения и другие параметры совещания
• Проведение совещания. На данном этапе фиксируется факт завершения совещания сотрудников предприятия.
• Утверждение результатов и выдача поручений. На данном этапе производится фиксация результатов проведения совещания, назначение ответственных за их выполнение и рассылка протокола совещания участникам

После заполнения темы, графика и места проведения совещания, на закладке "Состав участников" укажите список участников совещания, а на закладке "Повестка" заполните список вопросов совещания.

Запуск бизнес-процесса "Совещание" возможно с нескольких точек. В зависимости от потребностей вашего предприятия в автоматизации совещаний вы можете выбрать одну из следующих точек старта бизнес-процесса:

• Разослать повестку участникам на согласование
• Утвердить совещание (состав участников, дату и повестку)
• Утвердить результаты и разослать поручения

Если будет выбрана первая точка старта "Разослать повестку участникам на согласование" то процесс будет выполняться по полному, максимальному маршруту (будет выполнена максимальная автоматизация совещания) начиная с выдачи поручений сотрудникам на согласование повестки и выполнения прочих действий (подробнее смотрите ниже в этом же разделе).  

При выборе второго пункта "Утвердить совещание (состав участников, дату и повестку)" процесс будет запущен без этапа его согласования. Участники совещания получат уведомления о начале совещания, в бизнес-процессе будет активирована задача ожидания окончания совещания. После истечения времени окончания совещания, процесс перейдет к пункту "Утвердить результаты и разослать поручения".

При выборе точки старта сразу с "Утвердить результаты и разослать поручения" участникам совещания будут разосланы результаты совещания и поручение на выполнение заданий без каких либо предварительных действий по согласованию совещания.

Рассмотрим работу бизнес-процесса по полному маршруту, начиная с точки старта.

После заполнения (по шаблону или вручную) начальных данных совещания, таких как тема совещания, дата и место проведения, необходимо составить повестку совещания. Для этого перейдите на закладку "Повестка" и составьте список вопросов к совещанию.

Для запуска процесса согласования выберите пункт меню "Разослать повестку участникам на согласование" как показано на рисунке ниже.

Пользователи, указанные на закладке "Список участников" поручения на согласование повестки совещания.

Пользователю, получившему уведомление о совещании, необходимо выбрать один из трех вариантов:

• Подтверждаю свое участие в совещании
• Вместо меня будет присутствовать сотрудник
• Отказываюсь от участия в совещании

При выборе второго пункта, будет показано дополнительное поле для указания замещающего сотрудника:

Для изменения или дополнения списка вопросов повестки совещания необходимо отметить флажок "Предлагаю внести изменения в вопросы повестки совещания". В таком случае станет доступным для редактирование таблица вопросов. После окончания редактирования уведомления о совещании необходимо нажать кнопку "ОК".

После получения ответов от всех пользователей, инициатор совещания получает поручение на утверждение совещания. Форма поручения приведена на рисунке ниже.

Закладка "Состав участников" содержит список участников и их ответов на уведомления о совещании.

Закладка "Повестка" содержит две подзакладки, на первой расположен оригинальный состав вопросов, а вторая содержит варианты повестки, предложенные участниками.

Для консолидации предложений участников можно воспользоваться встроенным механизмом консолидации. В меню "Консолидация предложений" панели закладки "Повестка \ Основная" можно выбрать добавление новых предложений в основную повестку и/или объединение текстов пунктов основной повестки с измененными  пользователями пунктами.